Giới thiệu bạn bè
 
Giới thiệu sản phẩm này đến người thân, bạn bè của bạn.
Các bước đặt hàng
Thống kê truy cập
Khách: 3
Lượt đăng nhập: 0
Tổng truy cập: 26088
Hệ thống quản lý công văn trực truyến eDoc®
Click để xem ảnh phóng to
Hệ thống quản lý công văn trực truyến eDoc®
Giá sản phẩm Tính năng nổi bật

Hệ thống quản lý công văn trực truyến eDoc®

Giá: Vui lòng gọi 08.2200 3440 
Mã hàng:  
Trạng thái: Hàng sắp về
Chọn so sánh
Package content:
  • Làm thế nào để thống nhất và tin học hóa các quy trình tác nghiệp quản lý văn bản
  • Làm sao để xây dựng hệ thống các kho văn bản điện tử, cung cấp thông tin về văn bản phục vụ yêu cầu của lãnh đạo, cán bộ quản lý, cán bộ chuyên môn một cách hợp lý, thuận tiện, chính xác, đầy đủ và kịp thời.

A. Giới thiệu:

eDoc®là bộ giải pháp công nghệ thông tin có khả năng tích hợp toàn bộ các ứng dụng quản lý công văn, văn bản nội bộ và bên ngoài vào một hệ thống duy nhất.

eDoc®được ESC xây dựng và phát triển dành riêng cho các hoạt động liên quan đến nghiệp vụ văn thư ở các công ty kinh doanh và cơ quan hành chính sự nghiệp. Đây là phương tiện hiện đại, sử dụng CNTT để quản lý tất cả các hoạt động hành chính, tiến tới một văn phòng không giấy.

eDoc® được xây dựng trên nền Web - based với các công nghệ tiên tiến nhất hiện nay và một hệ quản trị cơ sở mạnh giúp cho việc triển khai một cách dễ dàng và có tính bảo mật cao.

Tính năng vượt trội:

Tính năng mở và mềm dẻo: Phần mềm được xây dựng trên nền tảng Web Based, ứng dụng công nghệ .NET và hệ quản trị cơ sở dữ liệu Microsoft SQL Server (Một trong những hệ quản trị cơ sở dữ liệu tiên tiến và được sử dụng rộng rãi hiện nay), kết hợp với các công nghệ khác như AJAX, LINQ, JQUERY, OpenSearch, WebDAV,... Framework làm việc tiên tiến nhất, đảm bảo dễ dàng nâng cấp trong tương lai. Dễ dàng kết nối với các ứng dụng khác khi có nhu cầu.

Quản lý tập trung: không mất thời gian cài đặt cho từng máy trạm và không bị hạn chế số lượng người sử dụng. Khi có sự cố máy trạm cũng không bị mất thông tin vì tất cả được quản lý tập trung nên việc xử lý sự cố cũng rất đơn giản, nhanh chóng. Chạy trên cả 2 môi trường Intranet/Internet, cho phép vận hành tại chỗ/từ xa, đảm bảo bảo mật cao.

Sử dụng hết sức dễ dàng: eDoc®dễ sử dụng, các màn hình được thiết kế đẹp mắt, sử dụng như lướt web nên rất dễ dàng. Công nghệ AJAX trên nền web cho phép tải dữ liệu nhanh, sử dụng các combo tải dữ liệu sẵn, hệ thống lọc trực tiếp khi gõ máy tính giúp người sử dụng không phải ghi nhớ gì. Hệ thống tìm kiếm đơn giản/nâng cao cho phép dễ dàng tìm thấy thông tin cần tìm một cách nhanh nhất.

Nghiệp vụ đa dạng và chuyên sâu, đáp ứng đầy đủ các nghiệp vụ phát sinh trong quá trình quản lý công văn và văn bản của cả doanh nghiệp và cơ quan nhà nước.

Dữ liệu lớn và an toàn: eDoc®được thiết kế chạy với công nghệ cơ sở dữ liệu SQL phiên bản mới nhất của Microsoft và được tối ưu hóa để khai thác điểm mạnh của hệ quản trị CSDL này. SQL cho phép lưu hàng tetrabytes dữ liệu, do đó khách hàng sẽ yên tâm hoàn toàn khi dữ liệu của mình lớn lên. Việc lưu dữ liệu nhiều năm liên tục trở nên rất đơn giản. Hơn nữa, dữ liệu tuyệt đối an toàn nhờ khả năng sao lưu bất kỳ lúc nào và nhờ công nghệ xử lý và ghi nhận dữ liệu tiên tiến của SQL server.

Bảo mật chặt chẽ: Hệ thống lưu vết sử dụng của eDoc®cho phép lưu trữ các thao tác của người sử dụng, cho phép xác định thành viên đã cập nhật/thay đổi dữ liệu tại một thời điểm xác định.

Báo biểu phong phú: Hệ thống các báo cáo, thống kê  tổng hợp và chi tiết theo từng nghiệp vụ.

B. Đối tượng sử dụng:Quản lý văn thư  tác  nghiệp có 3 đối tượng sử dụng gồm: người văn thư, cấp lãnh đạo, các nhân viên tham gia xử lý công việc.

  • Người văn thư: nhận các công văn trên giấy (hardcopy), scan các công văn và nhập đầu mục văn thư. Gửi email phân phối công việc cho từng nhân viên tham gia xử lý công việc
  • Nhân viên tham gia xử lý công việc: nhận email phân phối công việc, thực hiện công việc được giao, sau khi xử lý công việc thì gửi email phản hồi cho toàn bộ những người có tham gia xử lý công việc cùng biết. Tải các tập tin đính kèm của công văn được ban hành có liên quan đến công việc của mình.
  • Cấp lãnh đạo: là người theo dõi quá trình xử lý công việc, khi  xem xét quá trình xử lý nếu thấy công việc đã hoàn tất thì người lãnh đạo sẽ kết thúc công việc và cho ý kiến. Ý kiến của cấp lãnh đạo sẽ được gửi đến email của các nhân viên 

C. Tính năng của phần mềm:- Quản lý danh mục đối tác: Quản lý danh mục đối tác tổ chức và đối tác cá nhân có liên hệ với Quý công ty-> có khả năng tích hợp mở rộng với phần mềm quản lý quan hệ khách hàng (CRM).- Quản lý đầu mục văn thư: Quản lý đầu mục văn thư (số văn thư, nơi gửi, nơi nhận, trích yếu, loại văn thư, nhóm công việc, ngày gửi, ngày nhận...) của tất cả các loại văn thư ra/vào và nội bộ của Quý công ty, bao gồm: công văn đi, đến, nội bộ, biên bản, tờ trình, báo cáo, hợp đồng...- Quản lý văn bản scan: Tích hợp với máy quét (scanner) để sao lưu hình ảnh e-copy của bản gốc tương ứng với đầu mục văn thư đã nhập, cho phép cập nhật không giới hạn số lượng từ khóa để tìm kiếm văn bản theo hệ thống từ khóa, lưu trữ văn bản dưới dạng TIF hoặc PDF multipages, Có thể truy cập từ xa để truy xuất file e-copy theo đường link qua dịch vụ FTP, HTTP hoặc HTTPS.- Quản lý file soạn thảo gốc (e-copy): Tích hợp quản lý file e-copy của văn bản gốc (trên các định dạng winword, excel, power point, pdf...) để hỗ trợ tìm kiếm văn bản theo dạng full-text (tìm kiếm theo bất cứ đoạn text nào có trong văn bản).- Phân luồng công việc: Tích hợp với hệ thống e-mail để phân luồng tác nghiệp công việc theo văn bản, cụ thể là: Sử dụng công nghệ data-to-mail, data to SMS; Gửi mẫu tin tóm tắt đầu mục văn thư qua SMS; Gửi mẫu tin tóm tắt đầu mục văn thư, file e-copy đính kèm hoặc đường link qua e-mail; Người sử dụng có thể backup nội dung e-mail để tự theo dõi luồng công việc hoặc mua thêm phần mềm Mail-in-Database tích hợp với mail server để quản lý e-mail liên quan đến công việc.- Quản lý nội dung công việc: Tích hợp với hệ thống e-mail và cổng thông tin điện tử để lưu vết các giao dịch điện tử liên quan đến xử lý tác nghiệp công việc và xử lý văn bản.- Tìm kiếm và tra cứu văn bản: Tìm kiếm và tra cứu văn bản theo các thông tin trên đầu mục văn thư và/hoặc từ khóa (nếu có) và/hoặc full text (nếu có): Dễ dàng và nhanh chóng Tìm theo một hoặc tổ hợp các tiêu chí: số văn thư, nơi gửi, nơi nhận, trích yếu nội dung, ngày văn thư, loại văn thư, mảng công việc liên quan... Tìm theo full-text nếu có lưu trữ file soạn thảo gốc.D. Công cụ của phần mềm:- Quản trị hệ thống: Cung cấp công cụ để kiểm soát truy cập của người sử dụng, sao lưu dữ liệu, khắc phục sự cố và phục hồi hệ thống, báo cáo vận hành hệ thống.- Quản trị người dùng: Cung cấp các công cụ để quản trị người dùng cuối, tùy thuộc vào đối tượng sử dụng của phần mềm.- Quản trị danh mục: Cho phép khởi tạo, cập nhật các danh mục (đối tác, loại văn thư, nhóm công việc...).- Quản trị metadata tag của các e-mail công vụ, cho phép xác lập trong trường dữ liệu body của e-mail các thông tin về: Ngày văn thư; Số văn thư; Thời gian phát hành; Người ký phát hành; Số trang phát hành; Độ khẩn; Loại văn thư; Độ mật; Nội dung dữ liệu; File đính kèm.Quy cách các metadata tag nêu trên phải hoàn toàn tương thích với hệ thống metadata tag của Quý công ty.- Tìm kiếm.- Tổng hợp, báo cáo và in ấn: Báo cáo tình hình giao dịch văn thư định kỳ và đột xuất theo từng loại văn thư, mảng công việc, đối tượng giao dịch, thời gian giao dịch... Báo cáo danh mục đối tác công ty và cá nhân (phục vụ công tác quản lý đối tác - CRM, SRM, PR...). E. Công nghệ sử dụng:

a.      Hệ điều hành

Sử dụng Hệ điều hành thông thường như: Windows (phiên bản Microsoft Windows 2000 Server trở lên) và các máy trạm client sử dụng hệ điều hành windows XP / Vista / Windows 7 và các phiên bản kế tiếp.

b.      Giao thức mạng

Hệ thống sử dụng các giao thức mạng thông thường như: Ethernet protocol, TCP/IP, HTTP, HTTPs, FTP, SSL, LDAP, SOAP, WSDL, UDDI...

Trong quá trình sử dụng và khai thác các giao thức này, chúng tôi sẽ tư vấn các giải pháp nhằm bảo mật hệ thống server, bảo mật chống sniper trên đường truyền một cách tối ưu.

c.       Nền tảng web-based

Phần mềm eDoc®  được phát triển hoàn toàn trên nền tảng web-based với những ưu điểm sau:

§  Quản lý tập trung, Không mất thời gian cài đặt cho từng máy trạm và không bị hạn chế số lượng người sử dụng;

§  Khi có sự cố máy trạm cũng không bị mất thông tin vì tất cả được quản lý tập trung nên việc xử lý sự cố cũng rất đơn giản, nhanh chóng.

d.      Phần Web server chính của eDoc®  sử dụng môi trường .NET của Microsoft rất thông dụng tại Việt Nam và thế giới với khả năng bảo mật cao.

Các tiêu chuẩn được áp dụng bao gồm:

§  .NET 3 & 4

§  AJAX

§  OpenSearch

Hệ thống Web Services:

      WebDAV

Mô hình của hệ thống

a.      Mô hình hạ tầng:

Phần mềm eDoc®  cho phép triển khai trên mô hình mạng Intranet lẫn Extranet, tạo một không gian truy cập ảo cho từng đối tượng người truy cập cụ thể theo cơ chế quản lý được phân cấp và phân quyền trên AD/LDAP.

eDoc®  cũng có thể được cài đặt theo mô hình hạ tầng tập trung như hiện tại, đồng thời cũng có thể dễ dàng nâng cấp theo mô hình Farmserver 04 lớp (tier) theo định hướng phát triển sau này, khi Quý khách hàng phát triển thành mô hình đa điểm, để nâng cao tính năng hoạt động của hệ thống.

b.      Mô hình ứng dụng

  Khả năng bảo mật của hệ thống

Hệ thống được xây dựng với nhiều mức bảo mật khác nhau, trong đó:

§  Bảo mật ở mức ứng dụng:

Ở mức ứng dụng hệ thống được bảo mật qua việc quản lý người sử dụng. Mỗi người sử dụng hệ thống được cung cấp tên truy cập và mật khẩu truy cập. Toàn bộ thông tin về người sử dụng và mật khẩu đều được mã hoá với khoá >=128 bits trước khi được truyền qua mạng dùng giao thức SSL.

Sử dụng giải pháp tự động thoát khỏi hệ thống khi người sử dụng không có thao tác trong một khoảng thời gian được định nghĩa, để tránh tình trạng truy cập trái phép khi người sử dụng quên không thoát khỏi hệ thống.

§  Bảo mật ở mức cơ sở dữ liệu:

Sử dụng cơ chế bảo mật thông tin của hệ cơ sở dữ liệu MSSQL. Hệ cơ sở dữ liệu được đánh giá có cơ chế bảo mật an toàn nhất hiện nay.

§  Bảo mật ở mức hệ điều hành:

Hệ thống được xây dựng trên nền tảng hệ điều hành WINDOWS. Hệ điều hành này được đánh giá có độ an toàn cao và được sử dụng rộng rãi. Hệ thống được cập nhật và nâng cấp thường xuyên, đồng thời xây dựng hệ thống firewall nhằm ngăn chặn các tấn công từ bên ngoài.

  Khả năng an toàn dữ liệu

Hệ thống đảm bảo hoạt động liên tục 24 giờ 1 ngày và 7 ngày mỗi tuần (24x7). Toàn bộ dữ liệu sẽ được sao lưu một cách tự động theo lịch thời gian sao lưu được định nghĩa trong hệ thống. Ngoài hệ thống còn có khả năng khôi phục dữ liệu khi có sự cố về dữ liệu.

 Khả năng tìm kiếm thông tin

Tìm kiếm thông tin là một điểm rất quan trọng đối với một hệ thống. Hệ thống có thể đáp ứng được tất cả các tiêu chí tìm kiếm đề ra như: Tìm kiếm theo đề mục; Tìm kiếm theo ngày; Tìm kiếm chính xác từng từ khóa, theo từng phân loại,...

 Cập nhật dữ liệu từ xa

Trong trường hợp có kết nối Intenet và cho phép truy cập từ xa thông qua extranet, người sử dụng có thể nhập thông tin, kiểm tra thông tin, sửa thông tin, in thông tin từ xa. Đồng thời, người quản lý có thể xem báo cáo từ xa tại nhà và/hoặc tại các địa điểm truy cập internet trong và ngoài nước (khi đi công tác) với cơ chế bảo mật cao.

  Khả năng mở rộng của hệ thống

Hệ thống được xây dựng sẽ đáp ứng mọi yêu cầu cập nhật thông tin, khai thác và xử lý thông tin trong giai đoạn hiện nay. Hệ thống cũng có thể đáp ứng cho việc mở rộng các chức năng mới trong tương lai và có thể mở rộng nhiều cấp quản lý một cách dễ dàng.

  Giải pháp sử dụng font chữ Tiếng Việt

Hệthống được xây dựng trên nền tảng của bộ mã Tiếng Việt Unicode.

Hiện nay bộ mã Unicode đã được sử dụng rộng rãi trên thế giới cũng như ở Việt Nam. Bộ mã Unicode có những ưu điểm sau:

§  Cóthể biểu diễn nhiều loại ngôn ngữ khác nhau trên một đoạn văn bản (Tiếng Anh, Tiếng Việt,...)

§  Có thể sử dụng một chương trình ứng dụng để soạn thảo các ngôn ngữ khác nhau. Chương trình trình VietKey, Unikey đã cung cấp soạn thảo các ngôn ngữ như (Việt Nam, Tiếng Anh, Tiếng Pháp, Tiếng Nga, và Tiếng Đức).

Ngày 24/9/2001 Bộ KHCNMT đã ký quyết định ban hành tiêu chuẩn mới về tiếng Việt. Mã hiệu: TCVN 6909:2001- Công nghệ thông tin- Bộ mã ký tự tiếng Việt 16- Bit.

Với các tính năng ưu việt của bộ mã Unicode nên chúng tôi khuyến cáo sử dụng bộ mã Unicode này.

F. Lợi ích:

Lợi ích đem lại cho cơ quan, tổ chức và doanh nghiệp:

1.              Đối với công tác văn thư

-          Quản lý và theo dõi hệ thống văn bản đi, văn bản đến, văn bản nội bộ qua hệ thống phần mềm. Khắc phục được tình trạng khó kiểm soát các văn bản đang ở đâu, quá trình sử dụng chúng như thế nào? Những ai đang lưu giữ.

-          Số hóa văn bản đến, văn bản đi, văn bản nội bộ vào máy tính qua hệ thống phần mềm giúp lưu trữ văn bản một cách khoa học, thuận tiện cho việc tra cứu, tìm kiếm văn bản. Dễ dàng quản lý các loại giấy tờ công văn. Tránh những sai sót có thể phát sinh.

-          Phân phối, luân chuyển văn bản giữa các phòng, ban, bộ phận thực hiện qua phần mềm, giúp giảm thiểu công sức và tăng hiệu quả công việc của văn thư.

-          Lưu vết quá trình luân chuyển, xử lý văn bản đồng thời biết được nơi đang lưu trữ văn bản gốc.

-          Tìm kiếm, tra cứu nhanh chóng và kịp thời văn bản khi có yêu cầu.

-          Theo dõi, kiểm soát được tình trạng công văn mình gửi đi.

-          Lập và thống kê các báo cáo chính xác;

-          Tổng hợp, thống kê các văn bản đi, văn bản đến, văn bản nội bộ theo nhiều tiêu chí, các mẫu báo cáo, thống kê được thiết kế theo tiêu chuẩn ngành văn thư - lưu trữ.

2.              Đối với công tác quản lý, chỉ đạo, điều hành của lãnh đạo

-          Thực hiện chỉ đạo xử lý văn bản và giao việc trực tiếp qua hệ thống phần mềm một cách nhanh chóng, kịp thời giúp giảm công sức và tiết kiệm thời gian công việc. Tránh những sai sót có thể phát sinh.

-          Theo dõi được một cách toàn diện tình hình xử lý công việc, hỗ trợ quá trình ra quyết định của lãnh đạo. Xử lý kịp thời tình trạng chỉ thị mình ban ra.

-          Nhận công văn và phê duyệt dễ dàng.

-          Tự động nhắc việc các đơn vị cấp dưới giải quyết công việc theo đúng thời hạn yêu cầu.

-          Hỗ trợ lãnh đạo cơ quan và đơn vị cấp dưới trong việc đưa ra các thống kê về quá trình giải quyết công việc của các nhân viên. Các mẫu báo cáo thống kê được thiết kế theo tiêu chuẩn của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước.

3.              Đối với các đơn vị tham gia xử lý công việc được giao

-          Nhận việc, xem xét ý kiến chỉ đạo và nội dung công việc trực tiếp trên phần mềm hoặc thông qua email một cách nhanh chóng, kịp thời.

-          Theo dõi được toàn diện các công việc được giao để có phương án thực hiện kịp thời. Phản hồi lại ý kiến một cách thuận tiện.

-          Tiết kiệm các chi phí văn phòng, giảm được sự nhầm lẫn.

-          Người sử dụng dễ dàng làm việc, sắp xếp và quản lý được công việc của mình.

-          Phần mềm tự động nhắc nhở khi có công việc mới hay công việc đã quá hạn hoàn thành.

-          Tra cứu văn bản, đọc văn bản trực tiếp trên máy tính.

Demo sản phẩm:

http://edoc.esc.vn 

1. Tài khoản văn thư: Username/Password: nvvt/1234562.

Tài khoản lãnh đạo: Username/Password: ldtc/123456 

Hãy liên hệ ngay với chúng tôi để được tư vấn giải pháp

Nguyễn Ngọc Thanh Tuấn

Phụ trách mảng dự án

145 D3, Phường 25, Quận Bình Thạnh, TP HCM

Mobile: 0907 84 75 63/0933 27 23 98

Tel: 08.62944808 - 08.35127079

Fax: 08.62581409

Email: thanhtuan@esc.vn

Website: http://www.esc.vn  

 

Chưa có đánh giá cho sản phẩm này.

GỬI ĐÁNH GIÁ

Quý khách hàng nhận xét gì về sản phẩm này?

Đánh giá:   Tệ          Tốt

Họ tên::
Email:
Đánh giá:
Bạn có thể thanh toán qua:
  • Follow us on:
    ESC Live Help